(ohne Ihre Karriere oder Ihren Arbeitsplatz zu riskieren)

Viele Führungskräfte stehen vor einer besonderen Herausforderung: Als „Sandwich-Manager“ balancieren sie zwischen den Erwartungen ihres eigenen Vorgesetzten und den Bedürfnissen ihres Teams. „Nein“ zu Ihrem Chef zu sagen, fühlt sich für Sie manchmal beängstigend an? Die Sorge, dass Sie als weniger fähig, nicht engagiert oder genug belastbar wahrgenommen werden, ist groß. Doch die Fähigkeit, Grenzen zu setzen und gelegentlich „Nein“ zu sagen, ist entscheidend für langfristige Zufriedenheit und Erfolg im Job.

Ein klares, respektvolles „Nein“ schützt nicht nur Ihre eigene mentale Gesundheit, sondern fördert auch ein besseres Arbeitsumfeld und die Qualität Ihrer Arbeit. Wer seine eigenen Kapazitäten und Prioritäten im Blick behält, bleibt auf Dauer engagierter und motivierter. In diesem Beitrag finden Sie 12 clevere Strategien, wie Sie „Nein“ sagen können, ohne dabei als unkooperativ zu gelten – und wie Sie so die Grundlage für nachhaltige Leistung und Wohlbefinden schaffen.

#1 Mehr geht nicht!

Das Gefühl, ständig alles unter einen Hut bringen zu müssen, kann zu einer echten Belastung werden – gerade für Führungskräfte in Sandwich-Positionen. Ein einfaches „Mehr geht nicht!“ setzt eine deutliche Grenze und signalisiert, dass Ihre Ressourcen momentan ausgeschöpft sind. Es hilft Ihrem Vorgesetzten, Ihre Situation besser zu verstehen. Transparenz über die eigene Arbeitsauslastung ist ein wichtiger Schritt, um realistische Erwartungen zu setzen. Eine direkte Ansage wie „Ich bin an der Kapazitätsgrenze. Ich kann mich auf das konzentrieren, was am dringendsten ist.“, zeigt Ihrem Chef auch, dass Sie sich bewusst um Ihre Leistungsfähigkeit kümmern und diese langfristig erhalten möchten.

#2 Aufgabenbereich abgrenzen

Wenn Ihnen Aufgaben zugewiesen werden, die so nie vorgesehen waren, ist es sinnvoll, höflich und bestimmt darauf hinzuweisen. Eine Aussage wie „Das fällt nicht in meinen Aufgabenbereich. Lassen Sie uns darüber sprechen, wie ich einen Mehrwert schaffen kann.“ hilft Ihrem Vorgesetzten, Ihre Kernkompetenzen und Verantwortlichkeiten besser zu erkennen. So zeigen Sie, dass Sie bereit sind, Ihren Beitrag zu leisten, aber auf eine Weise, die im Einklang mit Ihrer Rolle und Ihren Stärken steht. Diese Abgrenzung schützt Sie vor Aufgaben, die Sie unnötig belasten würden, und fördert eine produktivere Zusammenarbeit.

#3 Hilfe fordern

Wenn Sie feststellen, dass eine Aufgabe kaum zu bewältigen ist, scheuen Sie sich nicht, gezielt um Unterstützung zu bitten. Indem Sie zusätzliche (menschliche) Ressourcen anfordern, zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie an einer effizienten und qualitativ hochwertigen Umsetzung interessiert sind. Ihre Forderung verdeutlicht, dass Sie die Aufgabe ernst nehmen und sich bewusst sind, dass ein starkes Team oder zusätzliche Kapazitäten erforderlich sind, um die Arbeit erfolgreich zu erledigen. So unterstreichen Sie nicht nur Ihre Professionalität, sondern auch Ihre Fähigkeit und Weitsicht, zu bewerten, was machbar ist.

#4 Konsequenzen aufzeigen

Eine offene und ehrliche Kommunikation über Ihre aktuellen Kapazitäten ist entscheidend, um realistische Erwartungen zu setzen. Wenn Sie z. B. sagen: „Wenn ich das jetzt übernehme, wird …“, machen Sie Ihrem Vorgesetzten deutlich, welche Auswirkungen die zusätzliche Aufgabe auf Ihre anderen Verpflichtungen haben könnte. Dies zeigt, dass Sie verantwortungsvoll mit Ihrer Arbeitslast umgehen und die Konsequenzen eines weiteren Projekts oder einer neuen Aufgabe realistisch einschätzen. So ermöglichen Sie es Ihrem Chef, informiert Entscheidungen zu treffen und Prioritäten eventuell neu zu justieren, was langfristig für alle Beteiligten von Vorteil ist.

#5 Neue Prioritäten

Wenn eine neue Aufgabe hinzukommt, ist es sinnvoll, gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten die bestehenden Projekte zu priorisieren. Eine Frage wie „Welches Projekt soll jetzt meine oberste Priorität haben?“ oder „Was können wir verschieben, um uns auf diese neue Aufgabe zu konzentrieren?“ zeigt, dass Sie Ihre Arbeit strukturiert und zielorientiert angehen möchten. Diese Art der Rückfrage unterstreicht Ihre Bereitschaft, flexibel zu sein. Indem Sie aktiv um eine Entscheidung zur Rangfolge bitten, schaffen Sie Transparenz und gewährleisten, dass Ihre Energie in die Aufgaben fließt, die im Moment am meisten zählen.

#6 Lösungen anbieten

Wenn Sie vor einer Herausforderung stehen, kann es hilfreich sein, proaktiv Lösungen vorzuschlagen, anstatt nur auf das Problem hinzuweisen. Ein Vorschlag wie „Wie wäre es, wenn wir A oder B versuchen, um Fortschritte zu machen?“ zeigt, dass Sie konstruktiv denken. Indem Sie alternative Ansätze oder Methoden in Betracht ziehen, zeigen Sie, dass Sie bereit sind, die Situation gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten zu meistern. Diese Haltung fördert eine kooperative Atmosphäre, in der kreative Ideen zur Verbesserung des Arbeitsablaufs beitragen.

#7 Überstunden begrenzen

Häufige Überstunden können langfristig Ihre Work-Life-Balance und Gesundheit beeinträchtigen. Bevor diese zur Gewohnheit werden, ist es wichtig, rechtzeitig klare Grenzen zu setzen. Sätze wie „Ich helfe gerne, aber meine Familie leidet unter häufigen Überstunden“ oder „Ich helfe gerne, aber meiner Gesundheit schadet die ständige Mehrarbeit“ machen deutlich, dass es einen Punkt gibt, an dem die Belastung zu viel wird. Diese ehrliche Kommunikation zeigt Ihrem Vorgesetzten, dass Sie bereit sind, sich zu engagieren, aber auch die Notwendigkeit sehen, auf Ihre persönlichen Bedürfnisse zu achten.

#8 Arbeit nach Feierabend

Es ist wichtig, klare Grenzen zwischen Arbeitszeit und persönlicher Zeit zu setzen, um ein ausgewogenes Leben zu führen. Wenn nach Feierabend noch zusätzliche Aufgaben auf Sie zukommen, sollten Sie deutlich machen, dass Ihre persönliche Zeit ebenfalls respektiert werden muss. Eine Aussage wie „Ich werde das morgen als Erstes angehen – ich habe heute Nachmittag Pläne / einen Termin“ signalisiert, dass Sie Ihre Verpflichtungen außerhalb der Arbeit ebenso ernst nehmen und keine „regelmäßigen Ausnahmen“ zulassen möchten. Diese klare Abgrenzung hilft nicht nur, Ihre Work-Life-Balance zu wahren, sondern zeigt, dass Sie Ihre Zeit effektiv einteilen und Ihre Ressourcen schützen.

#9 Qualität braucht Zeit

Wenn zusätzliche Aufgaben auf Ihren Tisch kommen, ist es legitim, die Auswirkungen auf die Qualität Ihrer Arbeit anzusprechen. Eine Aussage wie „Ich möchte hohe Qualität sicherstellen – und wenn ich weitere Aufgaben übernehme, könnte das die Qualität beeinträchtigen“ verdeutlicht, dass Sie die Verantwortung für Ihre Arbeit ernst nehmen und keine Kompromisse bei den Standards eingehen möchten. Indem Sie klarstellen, dass Qualität Zeit braucht. Setzen Sie eine Grenze! Diese zeigt, dass Sie nicht nur auf Effizienz, sondern auch auf exzellente Ergebnisse bedacht sind, die nur mit der nötigen Zeit und Aufmerksamkeit erreicht werden können.

#10 Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus

Wenn Ihnen eine Aufgabe oder ein Projekt angeboten wird, können Sie wie folgt antworten: „Ich freue mich, dass Sie bzgl. XYZ an mich gedacht haben, da dies Ihr Vertrauen in meine beruflichen Fähigkeiten zeigt. Ich muss jedoch angesichts meiner Arbeitsbelastung ablehnen“. Das drückt Dankbarkeit aus und stellt gleichzeitig klar, dass Sie aufgrund Ihrer aktuellen Verpflichtungen nicht in der Lage sind, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen. Sie können so Ihre Ablehnung respektvoll und professionell kommunizieren, ohne dass Ihre grundlegende Bereitschaft zur Zusammenarbeit infrage gestellt wird.

#11 Alternative anbieten

Wenn Sie eine Aufgabe ablehnen müssen, kann es hilfreich sein, eine Alternative anzubieten. Indem Sie sagen: „Ich könnte eine andere Lösung vorschlagen, die ebenfalls effektiv ist.“ zeigen Sie, dass Sie trotz Ablehnung weiterhin engagiert sind und einen Beitrag leisten möchten. Diese proaktive Haltung hilft, eine konstruktive Lösung zu finden, und zeigt, dass Sie an einem erfolgreichen Ergebnis interessiert sind – auch wenn Sie selbst momentan nicht die Ressourcen haben, die Aufgabe zu übernehmen.

#12 Empathie zeigen

Wenn Sie eine Aufgabe ablehnen, kann es sehr hilfreich sein, Empathie zu zeigen. Allein die Situation des anderen verstehen zu wollen, fördert eine respektvolle Kommunikation. Ein Satz wie: „Ich verstehe, dass dies eine dringende Angelegenheit ist, und ich schätze Ihr Vertrauen in mich, aber ich kann momentan nicht mehr übernehmen“ lässt deutlich werden, dass Sie die Bedürfnisse Ihres Vorgesetzten oder Kollegen anerkennen und gleichzeitig Ihre eigenen Grenzen respektvoll kommunizieren. Diese empathische Herangehensweise sorgt für ein gutes Arbeitsklima und lässt Ihre Ablehnung weniger als Entschuldigung erscheinen, sondern vielmehr als eine wohlüberlegte Entscheidung im besten Interesse aller Beteiligten.

Zu Ihrem Chef „Nein“ zu sagen kann anfangs unangenehm erscheinen, insbesondere wenn Sie Bedenken haben, Ihre Karriere oder Ihren Arbeitsplatz zu gefährden. In Wirklichkeit ist das Setzen von klaren Grenzen ein wesentlicher Bestandteil einer gesunden beruflichen Entwicklung. „Nein“ zu sagen bedeutet nicht, sich gegen Ihren Chef zu stellen, sondern vielmehr, dass Sie Ihre Zeit, Energie und Ressourcen effektiv einsetzen. Indem Sie clever und respektvoll ablehnen, zeigen Sie Verantwortungsbewusstsein für Ihre eigene Leistungsfähigkeit und sorgen dafür, dass Ihre Arbeit weiterhin von hoher Qualität ist. Denn, wenn Sie „Nein“ sagen, sagen Sie „Ja“ zu Ihrer Gesundheit und Ihrem langfristigen Erfolg.

© Ihre Antje Heimsoeth

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